第一章 总 则

第一条 为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我校实际情况，特制定本试行办法。

第二条 学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严守秘密的保管办法。

第三条 本试行办法档案管理的范围是我校根据国家计划招收的全日制普通高等教育的学生。

第二章 材料的收集

第四条 各二级学院辅导员负责本学院在校学生档案的各项日常管理工作，根据本学院职责范围负责档案材料收集工作、档案的保管和查阅工作。

第五条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

（一）学生成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门功课学习科类成绩单、实习鉴定、毕业论文（设计）评审表，以及各类资格证书复印件；

（二）鉴定材料：《毕业生情况登记表》；

（三）体检材料：入学体检表；

（四）政审材料：高考考生材料；

（五）奖励证明材料：因表现突出获得的二级学院、校级及校级以上的奖励材料（各类奖学金和各种荣誉证书）；

（六）组织发展材料：因加入中国共产党、共青团或民主党派的相应组织审批材料；

（七）学籍变动材料：因休学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关证明材料；

（八）学籍卡；

（九）录取通知书注册联；

（十）其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

第三章 归档要求

第六条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。

第七条 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须由本人签字，凡材料规定有有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。

第八条 上交归档材料前，有关单位应标明学号，并按学号顺序由小到大排列。归档材料交接时，还需要附上交接清单。交接双方经办人经核对无误后履行签字交接手续。并注明承办单位及时间。

第九条 各类材料只能用碳素墨水或黑色墨水书写，文字要清晰。

第十条 如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。

第四章 档案的查询

第十一条 因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

（一）校领导；

（二）与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；

（三）各二级学院党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、学生处正、副处长、班主任、辅导员（仅限所担任班级的学生档案）；

（四）校外单位人事部门来人。

其他人员未经批准，不得借阅学生档案。

第十二条 所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第五章 档案传递及查询

第十三条 每届毕业生档案由各二级学院辅导员按学生处《关于毕业生档案制作及转递的通知》以及就业监测系统录入的具体就业形式，按对应的类别分类后以二级学院为单位，交由校就业指导中心负责统一办理转递。邮寄工作一般通过学校认可的邮寄方式进行，不得由学生本人自带，必要时，学校可派专人送取。

第十四条 档案的邮寄一律只能寄往相应的档案接收部门。具体规定如下：

（一）因毕业离校：

部分副省级城市或者个别城市规定需要签订就业申报表才能接收毕业生档案的，必须经由用人单位与当地人事管理部门签订就业申报表，才能将学生档案寄往就业所在地。

1. 已签约就业单位的学生，其档案寄往就业单位或者就业单位所在地人事管理部门，不按规定报到，被用人单位或者就业单位所在地人事管理部门退回学校的毕业生档案，一律转寄生源地人事部门；

2. 已和用人单位签订劳动合同的学生，其档案可以寄往就业单位或者就业单位所在地人事管理部门，也可以寄往生源地人事管理部门；

3. 被录取为公务员的学生，其档案寄往录用单位；

4. 基层就业的学生（选调/三支一扶/服务欠发达/服务社区），其档案去向由录用单位指定；

5. 考研/专升本的学生，由本人提交录取通知书复印件后，其档案寄往录取院校的招生办或者录取院校指定的接收职能部门；

6. 其他录用形式就业/自由职业/自主创业的学生，其档案寄生源地人事部门；

7、待就业的学生，其档案寄生源地人事部门；

8、应征入伍的应届毕业学生，其档案寄往部队开具的调档函上指定的接收单位，部队没有开调档函的，先由二级学院管理，后续根据学生实际情况提交就业指导中心寄出；

（二）未取得毕业证书的学生，其档案不得寄出，统一交接给就业指导中心管理；

（三）因转学离校的学生,其档案由就业指导中心统一寄往学生转入院校；

（四）因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生，其档案由就业指导中心统一寄往生源地教育管理部门。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，其档案可暂存学校一年，保管期满按规定寄发；

（五）不按规定时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，由档案接收部门将其档案退回生源地招生管理部门。

（六）以上学生档案转递信息（包括档案转移地址、人员名单等）严格遵照招生办、学生处提供的执行。

无论因何种原因离校，学生和家长不得对档案寄往地址提出个人要求。

第十五条 各二级学院辅导员在转交档案给就业指导中心前，必须检查归档材料是否到位，保证档案的完整，如材料不全，应敦促相关部门及时上交，收到归档材料后，应及时装入学生档案袋，经严格审查清理无误后，由经办人密封、盖章。

第十六条 各二级学院辅导员在转交档案给就业指导中心时，必须有专人负责与就业指导中心对接，按照就业指导中心规定的档案分类办法办理档案交接手续。对转入的档案，就业指导中心要提前组织二级学院填写《档案转递单》或交接单（学院认可的邮寄方式），档案交接后负责按照转递单或者交接单寄出。

第十七条 档案交由学校认可的邮寄方式转递后，就业指导中心负责档案的查询工作，离校学生要主动向档案接收单位查询档案，如发现档案未到，应及时告知学校，自档案寄发之日起一年以内由学校负责查询，逾期不予受理。毕业学生可登陆福建省毕业生就业创业公共服务网“档案查询”栏查询其档案去向（该查询方式从2019届毕业生起启用。19届以前的毕业生可联系辅导员查询，也可在班级群查找档案去向表。学历文凭的学生联系就业指导中心查询）。

第六章 纪律要求

第十八条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈画、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十九条 任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时，应经管理部门同意，并履行登记手续，摘记材料要妥善保管，不得随便乱放。

第二十条 未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定转递的学生档案。

第二十一条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料，如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响，视情节追究有关人员责任。

第二十二条 档案管理人员应根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，由其主管部门视情节追究责任，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章 附 则

第二十三条 本试行办法由厦门华厦学院学生处负责解释。

第二十四条 本试行办法自发布之日起执行。原《厦门华厦职业学院学生档案管理办法》华厦政字〔2011〕94号同时废止。